コミュニケーション対象の特定
対象者の明確化
コミュニケーションを始める前に、まず対話の相手を具体的に特定する必要がある。案件に入る際にはコンテキストを理解することが重要であるという観点から、以下の要素を明確にする：
- 対話者の立場（意思決定者か実務者か）
- 対話者のバックグラウンドと専門性
- 対話者が持つ課題や懸念事項
コンテキストの共有
「解っていただく」の重要性と定義に基づき、対話の文脈を共有することが重要である。これには以下が含まれる：
- 現状の課題認識
- 過去の経緯や背景
- 組織的な制約条件
ゴール設定の具体化
明確な成果物の定義
目標は計画ではなく方向性であるという認識のもと、以下を具体化する：
-
期待される具体的な成果
- 数値目標
- 質的な達成基準
- 期限
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意思決定事項
- 決定が必要な項目
- 決定権限の所在
- 決定のタイミング
合意形成のプロセス
専門分野の提案は具体的な道筋と決定の言質が重要であることを踏まえ、以下を設計する：
- 段階的な合意形成のステップ
- 各段階での確認事項
- 必要な承認プロセス
論点の構造化と優先順位付け
核となる論点の特定
イシュードリブンな問題解決が組織の成功を導くという考えに基づき、以下を整理する：
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主要な論点
- 解決すべき課題
- 検討が必要な選択肢
- リスクと対策
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優先順位
- 緊急度と重要度
- 依存関係
- 実現可能性
論点の可視化
ビジュアルコミュニケーションはコミュニケーションコスト効率が良いという特性を活かし、以下の手法を用いる：
- 論点マップの作成
- 優先順位マトリックス
- タイムライン図解
実践的なアプローチ
事前準備の重要性
まず初めにアウトプットの見通しをつけることを意識し、以下を準備する：
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準備資料
- 現状分析データ
- 選択肢の比較表
- 想定される質問への回答
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進行計画
- 時間配分
- 説明の順序
- 確認ポイント
効果的な進行
効果的な仕事の進め方は環境整備とタイムマネジメントが鍵であるを踏まえ、以下に注意を払う：
- 議論の方向性の維持
- 時間管理
- 合意事項の確認と記録
フォローアップと改善
成果の確認
仕事を完了させることが成功への鍵であるという認識のもと、以下を実施する：
- 合意事項の文書化
- アクションアイテムの確認
- 次のステップの明確化
振り返りと改善
目標達成度のみの評価は野心的な目標設定を阻害し、能力中心の評価がより効果的であるという観点から、以下を行う：
- プロセスの評価
- 改善点の特定
- 次回への教訓の整理
まとめ
コミュニケーションの成功は、アウトカムとアウトプットとデザインの成熟度を意識した準備と実行にかかっている。誰と、何を目的に、どのような論点で対話するかを事前に明確化し、構造化された進め方を実践することで、効果的なコミュニケーションが実現できる。