きっかけ：上司との会話から
計画立案の本質と現代的課題
計画立案とは、目標達成のための道筋を明確にするプロセスである。しかし、多くの計画が実行段階で頓挫したり、現実とのギャップに苦しんだりする。特に現代のVUCA時代においては、不確実性が高まり、従来の緻密な計画立案が機能しにくくなっている。計画立案の困難さは狩猟採集時代からの本能的反応であるという観点からも、人間は本能的に具体的な計画立案よりも即時的な反応を好む傾向がある。この本能と計画的思考のバランスを取ることが現代の計画立案における課題となっている。
プロジェクトの進め方の基本は目的の明確化、行動計画の策定、スケジュール管理の3要素で構成されるが、これらの要素の中でも特に「行動計画の策定」においてコントロール可能な要素に焦点を当てることが成功への鍵となる。戦略は適度であるべきであり、過剰な計画は失敗を招くという観点からも、あまりに詳細かつ硬直的な計画は変化に対応できず、むしろ障害となることが多い。
コントロール可能な要素とは
コントロール可能な要素とは、自分自身や自分のチームが直接影響を与えられる要因のことである。例えば、市場動向や競合他社の動きはコントロールできないが、自社の製品開発のスピードやクオリティ、チーム内のコミュニケーション方法などはコントロール可能である。
GTDにおける責任領域は、日常的な管理が必要な具体的な分野を指し、目標よりも低い高度に位置することで、日々のタスク管理と中期的な目標設定のバランスを取る役割を果たすという考え方は、コントロール可能な要素に焦点を当てる上で重要な指針となる。自分の責任領域を明確にすることで、無駄なエネルギー消費を避け、効果的な計画立案が可能になる。
また、タスクの準備段階における見通しの重要性が作業効率と成果の質を決定づけるという点からも、「何ができるか」「何をすべきか」を見極める能力が計画立案の質を左右する。GTDはボトムアップアプローチであり、トップダウンの計画とは異なるという特性を理解し、日々のタスクレベルでのコントロール可能性を高めることも重要である。
非現実的な計画の問題点
非現実的な計画は以下のような問題を引き起こす：
- モチベーション低下: 達成不可能な目標は挫折感を生み、チームのモチベーションを低下させる。
- リソースの無駄: 実現不可能な計画に基づいたリソース配分は効率が悪く、無駄が多い。
- 変化への対応力低下: 詳細すぎる計画は環境変化に対する柔軟性を失わせる。
- 意思決定の質低下: 非現実的な前提に基づく計画は、その後の意思決定の質も低下させる。
タスクの停滞は多くの場合、方法論の欠如に起因しており、適切な分解と実行計画により解決できるという視点は、非現実的な計画が引き起こす停滞を避けるための示唆を与えてくれる。また、効果的な探索には全方位的探索から仮説検証型探索への段階的移行が不可欠であるというアプローチは、初期段階では広く可能性を探り、徐々に焦点を絞っていくという現実的な計画立案の方法を示している。
現実的な計画立案のアプローチ
1. 目的の明確化と優先順位付け
目的の明確化が仕事の成功を左右するという原則に従い、まず「なぜこの計画が必要か」を明確にする。プロジェクトプランニングにおける勝利条件は一つに絞った方が進めやすいという知見を活かし、複数の目標がある場合はそれらの優先順位を明確にする。ミッションの明確化と最小限の情報伝達が効果的な仕事の遂行を可能にするという観点から、複雑な計画よりもシンプルで明確な方向性を示すことが重要である。
2. 現実的な前提条件の設定
アサンプションマトリックスは不確実性の構造化と意思決定の質を向上させる重要なツールであるという考え方を活用し、計画の前提となる条件を明示的にリスト化する。特に重要なのは、これらの前提条件のうち、どれがコントロール可能で、どれがコントロール不能かを区別することである。Cynefinフレームワークを用いて問題の複雑性を評価し、単純な問題、複雑な問題、カオス的な問題などを区別することで、適切なアプローチを選択できる。
3. ナチュラルプランニングの活用
ナチュラルプランニングモデルは、人間の自然な思考プロセスに沿った計画立案法である。ナチュラルプランニングモデルは人間の自然な思考プロセスを活用した効果的なプロジェクト計画手法であるという特性を活かし、以下のステップで計画を立てる：
- 目的・意図の明確化
- 成功イメージの視覚化
- ブレインストーミング
- 整理・組織化
- 次のアクションの特定
このアプローチは、人間の認知特性に合致しており、より実行しやすい計画を生み出す。
4. 適応的計画と定期的な見直し
計画は固定されたものではなく、状況の変化に応じて調整されるべきものである。予実管理の仕組みを導入し、定期的に計画と実績のギャップを分析することで、計画の質を継続的に向上させることができる。また、プロジェクトには「仮説立案・合意フェーズ」と「仮説検証・評価フェーズ」があり、仮説立案が最も労力がかかるという視点から、初期の仮説立案に十分な時間をかけつつも、検証フェーズでの学びを取り入れる柔軟性を持つことが重要である。
実践のためのフレームワーク
コントロールマトリックス法
コントロール可能な要素に焦点を当てた計画立案を実践するために、以下の「コントロールマトリックス法」を提案する：
- 要素の洗い出し: プロジェクトに関わる全ての要素をリストアップ
- コントロール度の評価: 各要素について、自分/チームのコントロール度を評価（高・中・低）
- 重要度の評価: 各要素がプロジェクトの成功に与える影響の大きさを評価
- 優先順位付け: コントロール度が高く、重要度も高い要素を最優先で計画に組み込む
- コントロール度向上策の検討: 重要度が高いがコントロール度が低い要素については、コントロール度を上げる方法を検討
このフレームワークは、プロジェクトのフェーズは植物の成長過程に例えることで直感的に理解できるという発想を応用し、種まき（計画初期）、発芽（着手）、成長（実行）、収穫（完了）の各フェーズに応じて適用すると効果的である。
フェーズ別アプローチ
事業フェーズ別のデザイナーおよびデザイン組織の在り方と同様に、プロジェクトのフェーズごとにコントロール可能な要素は変化する。以下のフェーズ別アプローチを検討する：
- 構想フェーズ: ビジョンや目的など抽象度の高い要素にフォーカス
- 計画フェーズ: リソース配分や役割分担などの具体的な要素にフォーカス
- 実行フェーズ: 日々のタスク管理やコミュニケーションにフォーカス
- 評価フェーズ: 学びの整理と次のプロジェクトへの応用にフォーカス
各フェーズで現代ビジネスにおけるデザイナーの越境する重要性を意識し、専門領域を超えた視点を取り入れることで、より包括的かつ現実的な計画が可能になる。
現実的な計画立案の実践例
事例1: 新規サービス開発プロジェクト
新規サービス開発では、市場ニーズや競合状況など不確実性が高い要素が多い。このような状況では、以下のようなアプローチが効果的である：
- MVPの設定: 最小限の機能に絞り込み、早期にフィードバックを得る
- 仮説検証サイクルの短縮: 小さな仮説を短期間で検証し、学びを蓄積する
- リソースの段階的投入: 検証結果に応じてリソースを増減させる柔軟性を持つ
事例2: 組織変革プロジェクト
組織変革では人間の心理や組織文化という複雑な要素が絡む。このような状況では：
- 小さな成功体験の積み重ね: 短期的に達成可能な目標から着手
- 影響力のあるステークホルダーの巻き込み: 変革を推進する力を最大化
- コミュニケーション計画の重視: 情報共有と対話の場を計画的に設ける
結論
コントロール可能な要素に焦点を当てた現実的な計画立案は、変化の激しい現代においてプロジェクトの成功確率を高める重要なアプローチである。プロジェクトの成功は目的達成への集中と実行に専念することで実現されるという原則に従い、目的を明確にし、コントロール可能な要素に集中することで、限られたリソースを最大限に活かした効果的な計画が可能になる。また、計画は固定されたものではなく、状況の変化に応じて柔軟に調整していく姿勢が重要である。
現実的な計画立案とは、不確実性を認め、それと共存しながらも、自分たちがコントロールできる領域で最大限の効果を生み出すための思考法である。それは詳細な予測ではなく、変化に対応できる柔軟な指針を提供するものであり、そのような計画こそが複雑な現代社会において真の価値を持つ。