ビジネスにおいては、様々な目的でドキュメントが作成される。以下に、その4つの主要なタイプとそれぞれの特徴を整理する。
1. 顧客へのプレゼンテーション（提案）資料
このタイプのドキュメントは、商品やサービスを潜在顧客に提案し、購入を促すために用いられる。業種やニーズに応じて多岐にわたる形式が存在し、以下のようなバリエーションがある。
- 定型の商品・サービス提案書
- カスタマイズやコンサルティングが必要な商品・サービスの提案書
- コンサルティング提案書
- 企画コンペ用企画提案書
- 投資家への事業計画書
このタイプのドキュメントは、その出来栄えが直接的に受注や出資を受ける可能性に影響を与えるため、ドキュメント作成（DC）スキルの重要性が特に高い。
2. 顧客への報告書・説明資料
顧客への報告書は、請け負った業務の進捗や結果を顧客に報告するために作成される。説明資料は、特定の状況や問題について顧客に説明する目的で用いられる。これには以下のようなドキュメントが含まれる。
- 進捗報告書や最終報告書
- 成果を示す写真やデータを含む報告書
- トラブル状況説明書
- 再建計画説明書
これらのドキュメントの質は、顧客満足度や企業の誠実さの証明に直結し、評判やリピートビジネスに影響を与える。
3. 社内への提案資料
社内提案資料は、社内の業績改善に繋がる提案を経営幹部や上司に向けて行うもので、以下のような内容が含まれる。
- 予算計画書
- 新規事業検討書
- コスト削減計画書
- 業務改善プラン
- 生産性向上プラン
- 人材育成プラン
- 業務活性化プラン
これらの文書作成には高い問題解決能力が求められ、また、それを支えるDC能力も不可欠である。これらの能力が認められると、「仕事ができる人」として評価される。
4. 社内での報告書・説明資料
社内報告書は、業務のアクション結果を幹部や上司に報告するために使用される。社内説明資料は、現在の状況や決定事項を社内に共有する目的で用いられる。これには以下のようなものが含まれる。
- トラブル報告書
- 進捗状況報告書
- 調査報告書
- 出張報告書
- 定例会議資料
- 通達資料
- 社内説明資料
- 打ち合わせ資料
これらのドキュメントは形式的に作成されがちであるが、真剣に取り組むことで、「その他大勢」の中で際立つことができ、「仕事が丁寧」との評判を得ることができる。