up: タスクシュート
今日1日のプランを効果的に立てるためには、「今日1日」という制約を設けることが重要である。制約なしにすべての仕事を洗い出すと、理想と現実の区別がつかず、不必要なタスクまで含まれてしまい、リストが膨大になる。それを避けるために、以下の手順でプランを立てる。
プラン立てのタイミング
1日の早い段階でプランを作ることが推奨される。起床後に身支度を整えた後や始業前が良いタイミングである。
起床後にプランを作成することを推奨する理由は、体調や気分がプランの精度に大きく影響するためである。前日にプランを作成すると、タスク実行までに睡眠という大きな変数が入り、正確な予測が難しくなる。起床後の体調を確認した上でプランを作成することで、より現実的で実行可能なプランが作れる。
タスクの洗い出し
- タスク名の記載: まずは、やるべきことの名前だけをリストアップする。
- プロジェクトの設定: 慣れてきたら、タスクに関連するプロジェクト名を追加する。
- 見積もり時間の設定: 各タスクにかかる時間を見積もり、1日でこなせるかどうかを判断する。
プランの条件
「今日のプラン」を作成する際には、次の条件を満たすようにすることが望ましい：
- 今日中に着手すべきことが書き出されていること
- 上から順に実行すればよい並び順になっていること
- 今日中に終わるボリュームになっていること
これにより、日中はタスクリストを上から順に実行していくだけでよく、先送りを防ぐことができる。
初期のタスク数
初めのうちは、タスクの数をギリギリまで少なくすることが重要である。例えば、初日は3つ程度のタスクが妥当である。タスクは実行する順に並べることで、リストを上から順にこなしていけばよくなり、集中力を高めることができる。
優先順位より実行順
タスクを実行順に並べることがポイントである。優先順位や重要度に基づいて並べると、上位にあるタスクばかりを実行することになり、下位のタスクに手をつける理由がわからなくなる。実行順に並べることで、上から順にさくさくと手をつけられ、気にしなくてよいことをすいすいと受け流せるようになる。
大きなタスクの分割
1日で完了しないような大きなタスクがある場合、そのタスクにかける時間を1日単位で設定する。例えば、トータルで3時間かかるタスクでも、「今日は30分だけ」と設定することで、プランが現実的になる。
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